Hướng dẫn viết đơn xin visa du học Nhật Bản (kèm mẫu)

Ngày cập nhất mới nhất : 21 / 11 / 2022

Visa du học Nhật Bản là loại giấy tờ bắt buộc đối với những bạn có mong muốn đi du học tại quốc gia này. Vậy xin visa du học Nhật có khó không? Nhiều du học sinh trong quy trình làm thủ tục xin visa còn khá lúng túng trong cách viết đơn xin visa Nhật Bản. Hôm nay Năm Châu IMS xin hướng dẫn bạn cách viết đơn xin visa du học Nhật Bản một cách hoàn chỉnh nhất cùng những thông tin liên quan.

I. Xin visa du học Nhật Bản có khó không?

Đối với những người lần đầu va vấp với thủ tục xin visa thì sẽ cảm thấy nó rất lằng nhằng và nhiều vấn đề vướng mắc.

Đôi khi người ta còn ngại việc phải xin Visa nhưng nó lại là thủ tục thiết yếu.

Bắt buộc khi bạn muốn đi du học tại các nước chứ không riêng gì Nhật Bản. Và tùy vào từng nước thủ tục xin visa sẽ khác nhau và độ khó dễ cũng sẽ không giống nhau.

Xin visa du học Nhật Bản có khó không sẽ phụ thuộc rất nhiều vào chính bản thân bạn. Nếu bạn có sự chuẩn bị đầy đủ mọi thứ từ hồ sơ cho đến năng lực nhật ngữ thì chắc chắn việc xin thành công visa du học Nhật là điều hoàn toàn dễ dàng. Còn các chuẩn bị như thế nào thì mời các bạn cùng tìm hiểu ngay trong phần tiếp theo.

II. Các loại Visa du học Nhật Bản

Visa Nhật Bản được chia làm 2 loại, phụ thuộc vào mục đích đi du học của bạn:

• Visa học tiếng: có thời hạn 1 năm, sau đó các bạn có thể gia hạn thêm, tối đa lên đến 2 năm
• Visa học trường chuyên môn (đại học, sau đại học): có thể xin gia hạn visa du học Nhật Bản trong 1 năm hoặc 2 năm, sau khi hết hạn có thể gia hạn đến khi tốt nghiệp.

III. Các kiểu xin visa du học Nhật Bản

Để có thể xin được visa đi du học Nhật Bản thì buộc các bạn phải có Giấy chứng nhận tư cách lưu trú COE.

Xin Visa du học khi chưa có “Giấy chứng nhận tư cách cư trú”

Đối với trường hợp này, các bạn sinh viên chưa chưa có Giấy chứng nhận tư cách lưu trú nhưng muốn xin làm thủ tục visa du học Nhật Bản. Cách này sẽ khiến bạn mất nhiều thời gian hơn, bên cạnh đó tỉ lệ thất lạc giấy tờ cũng khá cao do quá trình gửi đi gửi lại hồ sơ giữa 2 nước, gây cản trở quá trình xin visa du học Nhật.

Xin Visa du học khi có “Giấy chứng nhận tư cách cư trú”

Trường hợp khác là các bạn sinh viên nhờ đại diện là phía nhà trường hoặc trung tâm tư vấn du học Nhật Bản uy tín xin cấp giất chứng nhận tư cách lưu trú của Cục quản lý xuất nhập cảnh Nhật Bản. Và bạn chỉ cần nộp hồ sơ và phỏng vấn xin visa nữa mà thôi. Cách này sẽ nhanh chóng và thuận tiện hơn, không mất quá nhiều thời gian của bạn.

IV. Nộp hồ sơ xin cấp Visa du học ở đâu?

Tại Việt Nam, các bạn nộp hồ sơ xin Visa du học trực tiếp cho Đại sứ quán Nhật Bản.

• Đối với các bạn khu vực phía bắc trở vào đến Đăk Lăk, có thể xin cấp Visa tại Đại sứ quán Nhật Bản tại Hà Nội.
• Những bạn trong miền nam có thể xin tại Đại sứ quá Nhật Bản tại TP.HCM.

Lưu ý: Những hồ sơ xin visa gửi đến Tổng Lãnh sự quán Nhật Bản bằng đường fax hay đường bưu điện sẽ không được chấp nhận thụ lý.

V. Hồ sơ chuẩn bị xin Visa du học Nhật Bản

Để nộp hồ sơ xin Visa du học đối với người đã xin được Giấy chứng nhận đủ tư cách lưu trú (COE), các bạn hãy chuẩn bị đầy đủ những loại giấy tờ sau:

Một số giấy tờ khác bắt buộc cần có trong hồ sơ xin visa du học Nhật Bản

• Ảnh 3×4  (10 chiếc) và 4,5 x 4,5 (2 chiếc), 4×6 (2 chiếc)
• Học bạ cấp 3 hoặc Bảng điểm (sinh viên đang học hoặc đã tốt nghiệp trung cấp, cao đẳng, đại học)
• Bằng tốt nghiệp
• Bằng tốt nghiệp cấp 3 hoặc giấy chứng nhận tốt nghiệp tạm thời với học sinh sắp tốt nghiệp.
• Giấy xác nhận sinh viên (sinh viên đang học) hoặc Bằng tốt nghiệp (sinh viên đã tốt nghiệp trung cấp, cao đẳng, đại học)
• Giấy khai sinh
• Chứng minh nhân dân của học sinh
• Chứng minh thư nhân dân của người bảo lãnh: ưu tiên bố hoặc mẹ
• Hộ khẩu có thông tin học sinh. Trong trường hợp người bảo lãnh không cùng hộ khẩu với học sinh thì cần mang cả sổ hộ khẩu của người bảo lãnh.

Giấy tờ người bảo lãnh

• Đối với hộ kinh doanh riêng: giấy phép kinh doanh, giấy khai thuế môn bài 3 năm gần nhất
• Đối với cán bộ công nhân viên chức: Giấy xác nhận bảng lương (bổ sung: giấy phép kinh doanh, giấy khai thuế môn bài 3 năm gần nhất của công ty, cơ quan đang làm việc)
• Đối với hộ gia đình bình thường: Sổ đỏ nhà đất hoặc chứng nhận quyền sử dụng đất
• Hộ chiếu Bản gốc (có thể nộp bổ sung sau, nhưng phải sớm hơn ít nhất 2 tháng trước thời điểm dự định xuất cảnh)
• Giấy xác nhận công việc học sinh (nếu đã từng đi làm) bản gốc do công ty bạn đã làm ký, đóng dấu ghi rõ làm từ tháng/năm nào đến tháng/năm nào (phải có thông tin: tên công ty, địa chỉ, điện thoại, mã số thuế)

Như vậy xin visa du học Nhật Bản có khó không còn dựa vào người bảo lãnh cho bạn. Trong trường hợp người bảo lãnh không thoả mãn điều kiện nào đó thì việc xin visa của bạn cũng sẽ bị ảnh hưởng.

Khi đến đại sứ quán nộp hồ sơ xin visa du học Nhật Bản, bạn nên chuẩn bị thêm bút, hồ dán, ảnh, tờ khai xin visa trắng để tiện chỉnh sửa nếu có sai sót.

Thời gian nộp hồ sơ xin visa từ thứ 2 đến thứ 6 (nghỉ thứ 7, chủ nhật và các ngày nghỉ lễ của đại sứ Quán Nhật Bản). Chỉ tiếp nhận hồ sơ vào buổi sáng: từ 8h30 đến 11h30.

Lưu ý:

• Nếu hồ sơ nộp thiếu giấy tờ hoặc nội dung không điền đầy đủ sẽ không được tiếp nhận.
• Trong một số trường hợp đặc biệt, người xin visa có thể sẽ được yêu cầu bổ sung giấy tờ hoặc yêu cầu phỏng vấn.
• Trình nộp thêm một bản photocopy nếu cần lấy lại bản gốc.
• Tất cả giấy tờ trong hồ sơ trình nộp phải trong vòng 3 tháng kể từ ngày phát hành (trừ các giấy tờ có ghi rõ thời gian có hiệu lực).
• Nếu Đại sứ quán yêu cầu nhưng không bổ sung giấy tờ hoặc không phỏng vấn, hồ sơ sẽ không được thụ lý.

Lệ phí:

• Visa hiệu lực 1 lần: 610.000
• Visa hiệu lực nhiều lần: 1.220.000

Bạn cũng đừng nên bỏ qua những nguyên nhân có thể khiến bạn trượt visa du học Nhật Bản

VI. Cách khai form xin visa du học Nhật Bản

Đơn xin visa du học Nhật Bản bao gồm 2 trang với đầy đủ thông tin cơ bản của người xin visa như: họ tên, ngày tháng năm sinh, giới tính,… các bạn hãy điền thông tin vào form.

Mẫu đơn xin visa du học nhật bản có 2 dạng là có mã code và không có mã code.

Tiếng Anh là ngôn ngữ chính ở tờ Đơn xin visa du học Nhật Bản, đây cũng là những từ ngữ khá thông thuộc với các bạn học sinh. Khi các bạn đi du học sẽ được hướng dẫn để khai thông tin vào form vì thế đừng có lo lắng nhé

Link tải form trực tiếp từ website của cơ quan lãnh sự: https://www.mofa.go.jp/files/000124525.pdf

1 Hướng dẫn viết đơn xin visa du học Nhật Bản không có mã code

*Lưu ý khi điền đơn: Các bạn điền thông tin bằng chữ in hoa nhé. Ảnh thẻ trên form phải rõ nét và dán đúng vị trí, không bị xô lệch

Trang 1: Điền thông tin cá nhân

1. Surname: Họ

2. Given and middle names: Tên, chữ lót

3. Other names: Tên khác. Nếu không có bỏ qua

4. Date of Birth: Ngày sinh

5. Place of Birth: Nơi sinh, ghi thành phố, tỉnh, quốc gia

6. Sex: Giới tính. Trong đó: Nam chọn ‘Male’; Nữ chọn ‘Female’

7. Marital Status: Tình trạng hôn nhân

• Single: Độc thân
• Married: Đã kết hôn
• Widowed: Vợ/chồng đã mất
• Divorced: Ly hôn

8. Nationality or Citizenship: Quốc tịch

9. Former and/or other nationalities or citizenships: Quốc tịch cũ / khác. Nếu không có thì bỏ qua

10. ID No. issued by your government: Số chứng minh thư

11. Passport type: Loại hộ chiếu

• Diplomatic: Hộ chiếu ngoại giao
• Official: Hộ chiếu công vụ
• Ordinary: Hộ chiếu phổ thông
• Other: Khác

Thông thường hộ chiếu mà công dân Việt Nam được cấp là loại phổ thông, nên chọn “Ordinary”

12. Passport No.: Số hộ chiếu

13. Place of Issue: Nơi cấp. Điền tỉnh thành nơi mà bạn đăng ký làm hộ chiếu

14. Issuing authority: Cơ quan cấp. Cục quản lý Xuất nhập cảnh tiếng Anh là ‘IMMIGRATION DEPARTMENT’

15. Date of issue: Ngày cấp hộ chiếu

16. Date of expiry: Ngày hết hạn hộ chiếu

17. Purpose of visit to Japan: Mục đích đến Nhật.

18. Intended length of stay in Japan: khoảng thời gian dự định ở Nhật. Ví dụ: đi 7 ngày là ‘7 DAYS’

19. Date of arrival in Japan: Ngày sẽ đến Nhật

20. Port of entry into Japan: Nơi bạn nhập cảnh vào nước Nhật (điền tên cảng hàng không)

21. Name of ship or airline: Tên chuyến tàu hoặc chuyến bay (thường được in trên vé/tờ booking)

22. Name and address of hotels or persons with whom applicant intend to stay: Cung cấp thông tin khách sạn hoặc nơi mà bạn ở khi đến Nhật

Name: tên khách sạn / tên người quen ở Nhật mà bạn ở định ở cùng

Tel: số điện thoại khách sạn / người ở Nhật

Address: Địa chỉ khách sạn / nhà

23. Date and duration of previous stays in Japan: chi tiết ngày đến và rời Nhật lần trước, thời gian lưu trú (nếu có)

24. Your current residential address: thông tin nơi ở hiện tại của bạn

Address: Địa chỉ

Tel.: điện thoại cố định

Mobile No.: điện thoại di động

25. Current profession or occupation and position: Công việc/ ngành nghề, chức danh hiện tại

26. Name and address of employer: thông tin nơi đang công tác (tên công ty, điện thoại, địa chỉ)

Trang 2: Cung cấp thông tin người bảo lãnh, trả lời câu hỏi

27. Partner’s profession/occupation (or that of parents, if applicant is a minor): Mục này có thể không cần điền. Hoặc nếu người xin visa là trẻ em, ghi công việc/ngành nghề của ba mẹ

28. Guarantor or reference in Japan: Thông tin về người bảo lãnh

Name: tên đầy đủ

Tel.: số điện thoại

Address: địa chỉ

Date of birth: ngày sinh (theo thứ tự ngày/tháng/năm)

Sex: giới tính. Nam là ‘Male’; Nữ là ‘Female’

Relationship to applicant: mối quan hệ với bạn. Ví dụ: là bạn bè thì điền ‘FRIEND’

Profession or occupation and position: Công việc, chức danh

Nationality and immigration status: Quốc tịch và tình trạng lưu trú.

Nếu người bảo lãnh là công dân Nhật thì chỉ cần ghi “JAPANESE”

Nếu không phải thì ghi rõ quốc tịch người đó và tình trạng lưu trú, ví dụ “VIETNAM, PERMANENT RESIDENCE”

29. Inviter in Japan: thông tin người mời

Nếu người mời là người bảo lãnh như trên thì chỉ cần ghi “SAME AS ABOVE” ở mục ‘Name’

Nếu người mời là một người khác thì cung cấp các thông tin (tên, địa chỉ…) tương tự như người bảo lãnh ở trên

* Remarks/Special circumstances, if any: trường hợp đặc biệt nếu có (trường hợp xem xét nhân đạo)

30. Have you ever…: các câu hỏi pháp lý cá nhân, đánh dấu ‘Yes’ hoặc ‘No’. Nếu có câu nào trả lời ‘Yes’ thì phải cung cấp chi tiết về thông tin ấy ở ô trống bên dưới

Been convicted of a crime or offence in any country? Có tiền án/tiền sự ở quốc gia nào chưa?

Been sentenced to imprisonment for 1 year or more in any country? Có từng đi tù hơn 1 năm ở bất kỳ quốc gia nào không?

Been deported or removed from Japan or any country for overstaying your visa or violating any law or regulation? Đã từng bị trục xuất khỏi Nhật hay bất cứ quốc gia nào vì ở quá hạn visa hoặc vi phạm pháp luật

Engaged in prostitution, or in the intermediation or solicitation of a prostitute for other persons, or in the provision of a place for prostitution, or any other activity directly connected to prostitution? Có tham gia, trung gian hay bất cứ hoạt động nào liên quan tới mại dâm?

Committed trafficking in persons or incited or aided another to commit such an offence? Có hành vi buôn người hay tiếp tay người khác phạm tội không?

2 Viết đơn xin visa du học Nhật Bản có mã code

Ngoài mẫu đơn xin visa bên trên, chúng ta có thể khai form xin visa du học nhật bản trực tiếp có mã code. Cách khai form xin visa du học nhật bản có mã code như sau:

Tải form xin visa du học về máy, sau đó điền thông tin vào đơn xin visa là xong

Tuy nhiên để mở được đơn, máy tính của bạn phải có Acrobat

Tờ đơn khi chưa điền thông tin, mã code sẽ rất nhỏ, tuy nhiên sau khi điền đầy đủ thông tin vào đơn xin visa thì mã code sẽ lớn hơn . Bạn check mã code bằng phần mềm check mã vạch nhé.

Check mã code mà không ra đúng thì chưa được đâu các bạn nhé, như vậy là bạn đã điền sai thông tin rồi đó. Hãy kiểm tra lại, nếu check đúng rồi thì in tờ form ra thôi.

VII. Nhận kết quả xin Visa đi du học Nhật trong bao lâu

Từ năm 2018, thời gian thụ lí hồ sơ xin visa du học Nhật Bản tiêu chuẩn như sau:

• Trường hợp nộp hồ sơ tại Quầy tiếp nhận của Phòng Lãnh sự Đại Sứ Quán Nhật Bản tại Việt Nam: 8 ngày
• Trường hợp nộp hồ sơ thông qua các Đại lý uỷ thác được Đại sứ quán chỉ định: 5 ngày

Sau khi xét duyệt hoàn tất, Tổng Lãnh sự quán Nhật Bản sẽ liên lạc với từng cá nhân bằng điện thoại để thông báo về kết quả. Các bạn hãy để ý điện thoại trong thời gian này nhé.

Thời gian trả kết quả Visa du học Nhật Bản buổi chiều từ 1h30 đến 4h45 tất cả các ngày trong tuần (nghỉ thứ 7, chủ nhật và các ngày nghỉ lễ của Nhật Bản).

Lưu ý:

• Phải chú ý rằng, ngoài trường hợp nhân đạo, tất cả các trường hợp xin cấp Visa nhanh đều không được chấp nhận.
• Tỷ lệ đậu Visa thường rất cao, lên đến 99% người đậu. Trong trường hợp bạn bị từ chối xin cấp Visa du học thì trong vòng 6 tháng tới, các bạn sẽ không được xin cấp Visa với cùng một mục đích. Đại sứ quán Nhật Bản tại Việt Nam có thể không cung cấp lý do bị từ chối.

ĐẶC BIỆT LƯU Ý KHI XIN VISA DU HỌC NHẬT BẢN

Đại sứ quán Nhật Bản xử lý nghiêm trường hợp xin visa không đúng sự thật.

Đại sứ quán Nhật Bản sẽ từ chối cấp visa những trường hợp như: nộp giấy tờ giả mạo cơ quan nhà nước hay trình bày nội dung sai sự thật.

VIII. Một vài kinh nghiệm nhỏ khi phỏng vấn visa du học Nhật Bản

Nắm rõ thời gian và địa điểm phỏng vấn

Việc bạn nắm rõ thời gian và địa điểm khi xin phỏng vấn visa. Giúp bạn dễ chủ động trong việc đi lại.

Để tránh được việc đi muộn, bạn nên đi sớm hơn 30 phút. Giữ cho tâm thế của mình được tự nhiên.

Tâm lý thoải mái, bình tĩnh

Bước vào phòng, việc xin visa du học Nhật Bản có khó không phụ thuộc vào phần này.

Dù bạn đang lo lắng đến mức nào thì hãy thật bình tĩnh. Hít thở thật sâu và giữ cho mình thật bình tĩnh.

Đừng đặt nặng áp lực, mà hãy coi đó như là một cuộc trò chuyện bình thường. Chính sự tự tin, sẽ giúp cho bạn ăn điểm dễ dàng khi phỏng vấn.

Chuẩn bị trước những câu hỏi phỏng vấn visa

• Dù phỏng vấn visa ở bất kì nước nào. Lãnh sự quán cũng hỏi một vài câu cơ bản như sau
• Bạn thân bạn bao gồm tên, tuổi, sở thích …
• Gia đình gồm bố mẹ, anh chị, nghề nghiệp của mọi người …
• Khả năng tài chính gồm lương của bố mẹ, ai sẽ trợ cấp tiền cho bạn khi đi du học.
• Kế hoạch học tập của bạn tại Nhật gồm trường nào, học phí, nơi sống …

Bạn có thể xem đầy đủ các câu hỏi phỏng vấn visa ở bài viết “Phỏng vấn xin visa du học Nhật Bản“

Việc xin visa du học Nhật Bản có khó không, thực ra không hề khó chỉ là thủ tục hơi phức tạp và liên quan tới nhiều loại giấy tờ. Để việc xin cấp Visa hay làm các thủ tục hồ sơ đi du học Nhật Bản thuận lợi hơn, các bạn hãy liên hệ với Du học Năm Châu IMS sớm nhất nhé. Công ty Du học năm châu, Thăng Long OSC là đơn vị đã có nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực hỗ trợ du học sẽ tư vấn và giúp đỡ các bạn làm hồ sơ cũng như giúp bạn xin visa du học Nhật Bản một cách nhanh nhất.

Trên đây, chúng tôi đã hướng dẫn viết đơn xin visa du học Nhật Bản hoàn chỉnh. Bạn có thể dựa trên những gợi ý của chúng tôi để điền thông tin chính xác theo hồ sơ của mình. Lưu ý khai đúng, đủ, chính xác, không nên thêm bớt hay khai gian vì Đại sứ quán Nhật Bản sẽ phát hiện và đánh trượt visa du học nhật bản của bạn ngay. Chúc các bạn sớm có được visa đi Nhật Bản.